Выходим за пределы продаж: Как организовать работу отдела снабжения в amoCRM

Проблематика

1. Отсутствие выстроенных процессов взаимодействия отдела снабжения с другими отделами. Заявки непрерывно приходят со всех отделов, регламенты работы с данными заявками отсутствуют. Отдел снабжения работает в постоянном хаосе, инициаторы закупок не получают актуальные данные по своим запросам.

2. База поставщиков небольшая, все закупки совершаются у одних и тех же поставщиков. Нет прозрачности: непонятно, по каким критериям выбирается поставщик.

3. Нет удобной системы отслеживания работы отдела снабжения, вся работа ведется в EXCEL и 1С. 
   

Задачи

1. Настроить amocCRM для возможности организации работы отдела снабжения. 
2. Организовать процесс закупки, сделать его прозрачным, контролируемым. Сроки реализации каждой закупки должны быть известны. 

Что было сделано?

Ранее мы уже внедряли amoCRM для данного клиента в отдел продаж. Менеджеры отдела и руководство компании отметили удобство работы с amoCRM: максимально удобный, простой и понятный интерфейс, возможность автоматизировать рутинные процессы.

В этот раз запрос был для отдела снабжения. Необходимо настроить amoCRM таким образом, чтобы заявки для отдела снабжения собирались в одной системе, распределялись между менеджерами, которые работали бы с ними по определенным этапам, а руководство и сотрудники других отделов могли получать актуальную информацию о ходе реализации закупки.

Другая проблема, волнующая владельца бизнеса - непрозрачная система закупки. База контрагентов различных товаров небольшая, все закупки совершаются у одних и тех же поставщиков. Нет прозрачности, непонятно, по каким критериям выбирается поставщик. Руководство хочет получать больше информации по каждому процессу закупки, быть уверенными, что необходимые товары и сырье закупаются по лучшим условиям у разных поставщиков.

Данная задача для нас нестандартная, с подобным запросом мы столкнулись впервые. Почему бы нет?! Мы решили реализовать этот проект и не зря: все поставленные перед нами задачи были выполнены, но не без сложностей.

Проблема, с которой мы столкнулись в ходе реализации данного проекта: как организовать сбор заявок с различных отделов таким образом, чтобы каждая из них была зафиксирована, не была потеряна и принималась в работу в минимальные сроки.

Для решения данной проблемы мы проанализировали внутренние процессы заказчика и сделали сайт для сотрудников, где размещена форма оформления заявки на закупку. Сайт интегрирован с amoCRM, заявки передаются в воронку отдела снабжения и распределяются между менеджерами.

Также на основе проведенного анализа были предложены регламенты по работе с заявками: каким образом должно быть оформлено обращение в отдел снабжения, каким образом обрабатывается каждое из обращений, каким образом будет выбираться поставщик и т. д.

Все эти процессы мы оцифровали в воронках и этапах amoCRM. Предоставили инструкции по работе в системе, провели обучение.