amoCRM для производственной компании «Метагрупп», г. Новосибирск

Перенос базы из Pipedrive на amoCRM, сложный бизнес-процесс, масса виджетов.

Информация о заказчике

Сергей Лебедев

Коммерческий директор, компания
«Метагрупп», г. Новосибирск

      — Мы специализируемся на производстве и поставках технологического оборудования. Я курирую маркетинг, продажи и некоторые внутренние бизнес-процессы.

Кто был инициатором внедрения amoCRM в компанию?

Сергей Лебедев

      — Инициатива внедрения amoCRM была моя совместно с генеральным директором. Мы, с переменным успехом, перебирали разные CRM-системы на протяжении полутора лет.
      Система необходима нам для автоматизации процессов взаимодействия с заказчиками. Она же позволяет анализировать показатели отдела продаж и работы отдела маркетинга. Не говоря уже о том, как она помогает в минимальных функциях, таких, как постановка задач менеджерам.

Цель внедрения amoCRM.

Сергей Лебедев

      — С помощью специалистов «Ингруппы» мы хотели создать удобную и работающую систему с высокой степенью автоматизации.

Локальных задач было несколько:

1Интегратор должен был обеспечить наш быстрый и безопасный переезд с одной системы на другую. До amoCRM вся работа с клиентами велась на американской системе Pipedrive.

      Наша главная сложность в работе с ней — продукт не российский. Все вопросы, связанные с ее поддержкой, решались неоперативно. К тому же у нее дорогая лицензия, и система продается как законченный вариант, без возможности адаптировать ее под специфику нашей компании.

2Заявки от клиента с нашего сайта должны автоматически распаковываться в CRM-системе. Наша задача: зафиксировать контактные данные клиента, который приходит с нашего сайта. Звучит просто, но у нас есть специфика взаимодействия с клиентами в web-пространстве. Клиент оставляет нам много заявок в разных разделах сайтов, но для нашего удобства в работе они должны объединяться в одну таким образом, чтобы в системе не было дублей.

3Нам было необходимо настроить автоматизацию взаимодействия с клиентами — это автоматическая постановка задач системой в зависимости от того, на каком этапе взаимодействия с нами находится клиент. Совместно с «Ингруппой» мы реализовали много автоматических постановок задач и событий, связанных с взаимодействием с клиентом.

Почему выбрали «Ингруппу»?

Сергей Лебедев

      — Мы промониторили примерно пять компаний. Оценивалось два фактора. Первый – это адекватность реагирования. «Ингруппа» грамотно показала — они понимают, что нам нужно сделать, и показали на презентации несколько вариантов.

      Второй фактор — это адекватная стоимость, особенно по сравнению с их конкурентами.

В чем было главное отличие этого внедрения от других?

Евгений Киселев

Руководитель отдела внедрений CRM-решений,
сооснователь компании-интегратора amoCRM «Ингруппа»

      — Нам предстояло провести переход с Pipedrive CRM, в которой ранее работал клиент, на amoCRM.
Мы переносили не просто базу с данными контрагента, телефон, емейл и прочее, а переносили все активности — примечания, задачи на будущее, напоминания, уведомления. Нам предстояло сохранить интеграцию с сайтами и весь бизнес-процесс в CRM-системе.
      Прибавьте к этому сложность с переносом задач из-за часовых поясов. Все-таки Pipedrive — американская система, и указанные в ней часовые пояса несколько не соответствовали нашей действительности. В нашей стране не так давно произошло объединение часовых поясов, система это не учитывала.
      Плюс к этому, то, как велась менеджерами «Метагрупп» работа в Pipedrive, было не совместимо с логикой работы в amoCRM. Это был почти вызов нашей команде. Мы справились со всеми сложностями.

Механика переноса базы из Pipedrive на amoCRM.

Кирилл Амурский

Технический директор
«Ингруппы»

      — Перед нами была поставлена задача провести импорт данных об организациях, людях, задачах и примечаниях по ним из Pipedrive в amoCRM.
      Первым делом мы провели анализ аккаунтов клиента в Pipedrive и amoCRM. В целом, сущности Pipedrive соответствуют их аналогам в amoCRM. Так, организации соответствовали компаниям, персоны — контактам, заметки — примечаниям, активности — задачам.Однако задача импорта усложнялась. Сергей хотел, чтобы мы не просто идеально перенесли базу, но и:

       скорректировали переносимые данные;

       исправили ряд ошибок менеджеров;

       внесли изменения в логику заполнения полей сущностей.

      Например, заполняя Pipedrive, менеджеры часто писали в одно и то же поле разную информацию. Так, в организации N некое поле заполнялось электронной почтой организации, а в организации Z аналогичное было заполнено web-адресом организации. В amoCRM мы должны были добавить электронный адрес организации в поле email, а web-адрес — в соответствующее поле компании.

      В Pipedrive информация о контактах была представлена как в персонах, привязанных к организации, так и в группе полей этой организации. Все это привело нас к необходимости сопоставления не только полей (телефон-телефон), но и типа данных в поле Pipedrive и поля в amoCRM. То есть, если в любом поле указать email, то он добавится в соответствующее поле. Мы сопоставляли группы полей в Pipedrive и сущности в amoCRM (контактное лицо из поля в сущность «Добавить контакт»), комбинации значений в нескольких текстовых полях сущности в Pipedrive и значений полей типа «список» и «мультисписок» в amoCRM.

      Благодаря такому сочетанию импорта и одновременной коррекции данных было произведено несколько десятков тестовых импортов (обычно брались 50 организаций). Мы с клиентом анализировали корректность их результатов.

      Когда все моменты были окончательно согласованы, мы приступили к итоговому импорту. Импорт проходил в нерабочее время клиента, чтобы не вносить дополнительных трудностей в работу и добиться актуальности данных в аккаунте amoCRM.

Логика работы скрипта заключалась в следующей последовательности действий:

       выгружаем все организации;

       выгружаем все персоны;

       выгружаем все заметки;

       выгружаем все примечания;

       полученную информацию группируем с целью сохранения зависимостей между сущностями;

       в соответствии с картами соответствий, информацию по сущностям преобразуем в вид, необходимый для добавления в amoCRM. Происходит подготовка массивов данных для запросов на добавление;

       производим импорт данных в amoCRM по следующей схеме:
            1. Импортируем 300 организаций.
            2. К этим добавленным в amoCRM компаниям добавляем связанные с ними контакты, задачи и примечания.
            3. Если остались неимпортированные компании, то возвращаемся на шаг 1.
            4. Импортируем по 300 штук те персоны и связанную с ними информацию, которые не относятся ни к одной организации.

      Естественно, и контакты, и компании, и примечания, и задачи добавлялись в amoCRM пакетами, в количестве 450 штук за один раз, иначе импорт занял бы слишком много времени.
Для этого мы добавили 300 организаций — получили их уникальные идентификаторы в amoCRM. Далее выбрали задачи, которые относились к этим организациям, установили им соответствующие element_id.
      Если задач было больше 450, то разбивали их на порции по 450 и добавляли их в amoCRM. С другими сущностями мы проводили аналогичные операции.
      При выгрузке из Pipedrive мы кешировали данные в файлы. На этом этапе возникла проблема с лимитом на количество выгружаемой информации. В документации по API Pipedrive говорилось, что наш максимум информации — 500 элементов одного типа сущности. На практике оказалось, что за один запрос мы не всегда можем получить информацию даже о 300 организациях.
      Проблема усложнялась тем, что возможность получить информацию об определенном количестве элементов определялась объемом содержащейся информации по этим элементам. Например, если у группы организаций кастомные поля были не заполнены, то за один запрос можно было получить и 400, и 500 таких организаций. Однако если большая часть кастомных полей была заполнена, тогда в ответ на запрос информации по 300 организациям приходила ошибка серии 5xx. Поэтому мы пришли к выводу, что за один раз можно получать не более 100 персон или организаций, а примечаний и задач — по 300.
      При загрузке данных в amoCRM скрипт «запоминал» номера порций данных по каждому типу сущностей, которые были успешно добавлены в amoCRM. Если бы при добавлении данных возникли технические проблемы, то после их устранения нам было достаточно еще раз запустить скрипт импорта. При этом не пришлось беспокоиться, что какая-то информация будет продублирована в amoCRM. Потому что при каждом последующем запуске скрипт начинал с того места, на котором он остановился в последний раз.

      Мы хорошо оптимизировали алгоритм импорта, при этом не стали рисковать, четко и неукоснительно следуя правилу amoCRM — за одну секунду можно отправить только один запрос.
      В итоге импорт нескольких десятков тысяч контрагентов прошел успешно. Клиент уже на следующий день приступил к работе в аккаунте amoCRM.

Как решались остальные задачи внедрения?

Евгений Киселев

      — Мы провели большую доработку базовой версии amoCRM: скрытие, выделение полей и автозадачи в зависимости от значений других полей и этапов воронки продаж. Провели интересную интеграцию с сайтом. Теперь каждая заявка, с любой страницы сайта, учитывается системой. Прокидываются UTM-метки. Сложная логика работы с дублями. Все задачи и наши решения перечислять можно долго. Только техническое задание на интеграцию с сайтом занимает несколько страниц.

Как решались остальные задачи внедрения?

Сергей Лебедев

      — У нас сложные продажи. Менеджер должен поддерживать взаимодействие с клиентом на разных уровнях, точно зная, что нужно клиенту, когда это ему нужно, что для него важно, какие у него ценности. Мы должны видеть, по каким причинам менеджер проиграл или выиграл сделку. Вокруг действительно высокая конкуренция, бывают сложные сделки, где требуется глубокая проработка.
      Эта информация позволяет нам анализировать и своевременно реагировать на ситуацию. Так мы конвертируем ее в деньги — это главная ценность, для чего менеджеру необходимо проводить весь комплекс мероприятий в amoCRM. Эти ценности транслируются менеджеру.
      Нет смысла притворяться, что нам было легко договориться с менеджерами, чтобы они после каждого звонка заполняли определенные поля системы. Да, если мы перестанем курировать этот процесс, то рано или поздно система перестанет вестись корректно. Поэтому со стороны руководителя всегда должен быть некий контроль.
      Однако сегодня все в нашей компании понимают: наша система продаж работает и приносит прибыль. Только системная работа позволяет нам закрывать сделки. Поэтому нам не требуется метод кнута и пряника.

Как отразилось на работе менеджеров внедрение amoCRM?

Сергей Лебедев

      — Мы сильно отличаемся от компаний, для которых разрабатывалась amoCRM. Потому что базовая версия этой системы создана скорее для быстрых и периодических продаж.
      В нашем же бизнесе в месяц проходят одна, две, три, четыре сделки с большими — дорогими — чеками. Такая специфика. Поэтому невозможно провести аналитику в процентах, что за год работы на amoCRM мы, к примеру, с трех сделок в месяц выросли до четырех. Мы создали инструмент для удобной и эффективной работы, но не инструмент, который напрямую увеличивает продажи.
      Для РОПа это крайне полезный инструмент для анализа и контроля работы отдела продаж. Потому что интеграции с почтой, телефонией позволяют отслеживать всю динамику воздействия в рамках одного поля. Я могу в нужный момент прослушать любой звонок, посмотреть, отправлено ли коммерческое предложение, и скорректировать работу менеджера. Так они допускают гораздо меньше ошибок. Теперь нам проще анализировать проигранные сделки и понимать причины проигрыша. Также нам проще видеть причины выигранных сделок.
      Благодаря amoCRM мы учитываем и обрабатываем каждую заявку. Мы не теряем те, которые раньше приходили к нам через почту, потому что они распаковываются системой. Удобно, что сейчас есть интеграция с телефонией.
      Большое подспорье для менеджера — удобная автоматизация, автозадача, автосделки, которые мы построили совместно с «Ингруппой». Они позволяют сотруднику держать в голове меньше «механической» информации, такой, как: на какое время назначить событие, в зависимости от того, что сказал клиент; на каком этапе воронки он находится.
      Благодаря этому менеджеры стали примерно на 5% быстрее обрабатывать заявки. Потому что им не нужно делать механические действия по созданию контактов, сделки. Все это проходит в автоматическом режиме.

следующий кейс

Настройка amoCRM и Profitbase для инвестиционной компании «Развитие» из Анапы

ОТВЕТИМ НА
ВСЕ ВОПРОСЫ

Мы в Москве:+7 (499) 380-80-30

Мы в Пензе:    +7 (8412) 22-31-61

Пн - пт: 09:00-19:00

Сб - вс: 09:00-18:00

Получить бесплатную
консультацию