Как подготовить отдел продаж образовательного центра к высокому сезону

Раньше менеджеры самостоятельно определяли, кто будет работать с новым обращением. Мы настроили автоматическое распределение заявок по заданным правилам. CRM анализирует данные из формы обращения, направление обучения и другие параметры, после чего сразу назначает ответственного менеджера. Это позволило ускорить обработку новых заявок и исключить ошибки при их распределении.

Одной из ключевых задач было исключить ситуации, когда клиент остается без обратной связи. Для этого настроили несколько сценариев обработки недозвонов. Если менеджер не смог дозвониться: автоматически создается задача на повторный звонок и назначается дата следующего контакта; после нескольких безуспешных попыток CRM отправляет клиенту заранее подготовленное сообщение; если связаться так и не удалось более 3 раз, сделка автоматически закрывается с соответствующей причиной. Каждая заявка проходит полный цикл обработки, а вероятность потерять клиента из-за человеческого фактора значительно снизилась.

Интервью — обязательный этап перед заключением договора, поэтому его прохождение требует участия сразу нескольких сотрудников. Мы настроили отдельный бизнес-процесс, который автоматически сопровождает этот этап. После записи клиента система: создает задачи менеджеру и администратору; напоминает о необходимости подтвердить интервью; контролирует выполнение обязательных действий; автоматически переводит сделку на следующий этап после завершения всех операций. В результате процесс больше не зависит от внимательности конкретного сотрудника.

Для руководителя важна не только скорость обработки заявок, но и качество информации в CRM. Мы настроили обязательные проверки перед сменой этапов сделки. Если менеджер не заполнил необходимые поля или пропустил важную информацию, система не позволит продолжить работу до заполнения корректной информации. Такое решение помогло повысить качество данных и сделать аналитику более достоверной.

Большая часть рутинной работы теперь выполняется автоматически. В зависимости от этапа сделки CRM самостоятельно: создает задачи ответственным сотрудникам; отправляет внутренние уведомления; контролирует сроки выполнения задач; меняет этапы сделки; запускает необходимые сценарии Digital Pipeline. Это сократило количество ручных операций и позволило менеджерам сосредоточиться на работе с клиентами.

Через Salesbot были настроены сценарии отправки сообщений клиентам. Система автоматически отправляет подтверждения записи, напоминания об интервью и информационные сообщения на разных этапах сделки. Коммуникации стали единообразными, а менеджеры перестали тратить время на отправку типовых сообщений.